Documents per a famílies
Envia rebuts, certificats o circulars a les famílies com a documents privats, segueix qui els ha obert, recorda els pendents i retira'ls si cal.
2026-10-16
Per a què serveix
És la manera de fer arribar a les famílies documents que no vols publicar en una notícia. Alguns exemples:
- Rebuts del mes, un de diferent per a cada família.
- Certificats o informes individuals.
- Circulars o normes del centre, el mateix fitxer per a diverses famílies.
Abans de començar
- Només el rol director/a pot crear enviaments i gestionar-los.
- El teu centre necessita el pla Brot o superior. Amb el pla Llavor no pots crear enviaments: si el centre encara no en té cap, la pantalla mostra una invitació a canviar de pla; si ja en té, el llistat continua visible amb un avís. Consulta la matriu de plans.
- La secció Documents ha d'estar al menú de navegació del portal. Les famílies només veuen Documents si l'afegeixes i la deixes visible. Si no ho està, el panell avisa amb «Els documents per a famílies no estan activats» i un botó Anar al menú del portal; mentrestant no pots crear enviaments nous.
- Els fitxers poden ser PDF, PNG, JPG, WebP, HEIC o HEIF, de fins a 20 MB cadascun.
Enviament individual o comú
En començar un enviament tries el Tipus d'enviament:
- Individual: un fitxer diferent per a cada família, per exemple rebuts o informes. Puges tots els fitxers alhora i el panell proposa la família de cadascun a partir del nom del fitxer.
- Comú: el mateix fitxer per a diverses famílies, per exemple una circular. Puges un únic fitxer i tries qui el rep, Per etiquetes o Per famílies.
El tipus no es pot canviar quan ja hi ha fitxers pujats.
Crear un enviament
Obre el llistat i comença un enviament
Al menú lateral del panell, entra a Documents. Fes clic a Nou enviament.
Pas Dades
Escriu el Títol (obligatori), una Descripció (opcional) i tria el Tipus d'enviament: Individual o Comú. Les famílies veuran el títol a l'avís, així que no hi posis noms ni imports. Fes clic a Crear esborrany i continuar.
Pas Fitxers
Si l'enviament és Individual, arrossega els fitxers o prem Seleccionar fitxers. Cada fitxer queda com a Assignat, Revisar o Sense assignar. Corregeix la família dels que no estiguin assignats: fins que tots tinguin família no pots continuar. Si l'enviament és Comú, puja el fitxer i, a Destinataris, tria Per etiquetes o Per famílies. Fes clic a Següent.
Pas Revisar i enviar
Revisa la llista de famílies, alumnes i fitxers. Fes clic a Enviar i confirma a «Enviar a les famílies?». A partir d'aquí les famílies reben l'avís i l'enviament ja no es pot editar. Pots tornar amb Anterior o Enrere abans d'enviar.
Avís
Si una família no té cap tutor amb compte, el panell t'ho indica al pas Revisar i enviar. Aquesta família no rebrà l'avís ni podrà obrir el document fins que un tutor creï el seu compte.
Mentre no l'envies, l'enviament és un Esborrany. Pots reprendre'l més tard o eliminar-lo amb Esborrar esborrany, que també esborra els fitxers pujats. Si el centre deixa de tenir el pla o la secció Documents s'amaga, un esborrany no es pot enviar, però sí esborrar.
Seguiment: qui ha obert què
Al llistat de Documents veus cada enviament amb el seu estat (Esborrany, Enviat o Retirat), el seu tipus i quantes famílies l'han obert. Pots filtrar per Tots, Esborranys, Enviats o Retirats.
En obrir un enviament, a dalt apareixen tres xifres: Famílies, Han obert i Pendents. Una família compta com a oberta tan bon punt qualsevol dels seus tutors obre algun dels seus documents. A la taula, cada fitxer indica si és Vigent o Retirat, i si s'ha obert (qui i quan) o està Sense obrir. Amb Veure fitxer el pots obrir tu també.
Recordar els pendents
Si hi ha famílies que no han obert res, el botó Recordar als pendents els envia un altre avís. A la finestra de confirmació prem Enviar recordatori.
- Només es pot enviar un recordatori cada 24 hores per enviament. El panell mostra la data de l'últim i quan podràs tornar a recordar.
- El botó només apareix si queden famílies pendents. Si totes l'han obert, el panell diu «Totes les famílies l'han obert».
- Els recordatoris depenen del pla: si el teu pla actual no els inclou, el panell ho indica i no hi ha botó.
Retirar un document
Retirar treu un document a les famílies: deixen de veure'l i no poden obrir-lo. No es pot desfer.
- Retirar (a la fila d'un fitxer) retira només aquest document.
- Retirar l'enviament retira tots els documents vigents de l'enviament.
El document passa a Retirat i es queda a l'historial de l'enviament. Retirar continua funcionant encara que el teu pla hagi canviat.
Què veu la família
- Rep un avís al mòbil, «Nou document» (o «Nous documents»), amb el títol de l'enviament al text. En tocar-lo s'obre directament la secció Documents de l'app. Aquest avís no es desa a la safata d'avisos.
- A la secció Documents, tant a l'app com al portal, a dalt apareixen els documents per obrir i a sota la resta, ordenats per mesos.
- Un document retirat desapareix de la seva llista.
Preguntes freqüents
Una família pot veure els documents d'una altra?
No. Cada família només veu els documents del seu enviament. En un enviament comú, cada família triada veu el mateix fitxer.
Puc editar un enviament després d'enviar-lo?
No. Si t'has equivocat, retira el document o l'enviament i crea'n un de nou.
No veig Documents al menú lateral. Què passa?
Comprova que el teu centre té el pla Brot o superior i que la secció Documents està afegida i visible al menú de navegació del portal.
I si una família té diversos fills?
En un enviament individual, el panell avisa si una família té més d'un fitxer. És correcte quan són germans, però comprova-ho abans d'enviar.