Documentos para familias
Envía recibos, certificados o circulares a las familias como documentos privados, sigue quién los ha abierto, recuerda a los pendientes y retíralos si hace falta.
2026-10-16
Para qué sirve
Es la forma de hacer llegar a las familias documentos que no quieres publicar en una noticia. Algunos ejemplos:
- Recibos del mes, uno distinto para cada familia.
- Certificados o informes individuales.
- Circulares o normas del centro, el mismo fichero para varias familias.
Antes de empezar
- Solo el rol director/a puede crear envíos y gestionarlos.
- Tu centro necesita el plan Brot o superior. Con el plan Llavor no puedes crear envíos: si el centro aún no tiene ninguno, la pantalla muestra una invitación a cambiar de plan; si ya los tiene, el listado sigue visible con un aviso. Consulta la matriz de planes.
- La sección Documentos tiene que estar en el menú de navegación del portal. Las familias solo ven Documentos si la añades y la dejas visible. Si no lo está, el panel avisa con «Los documentos para familias no están activados» y un botón Ir al menú del portal; mientras tanto no puedes crear envíos nuevos.
- Los ficheros pueden ser PDF, PNG, JPG, WebP, HEIC o HEIF, de hasta 20 MB cada uno.
Envío individual o común
Al empezar un envío eliges el Tipo de envío:
- Individual: un fichero distinto para cada familia, por ejemplo recibos o informes. Subes todos los ficheros a la vez y el panel propone la familia de cada uno a partir del nombre del fichero.
- Común: el mismo fichero para varias familias, por ejemplo una circular. Subes un único fichero y eliges quién lo recibe, Por etiquetas o Por familias.
El tipo no se puede cambiar cuando ya hay ficheros subidos.
Crear un envío
Abre el listado y empieza un envío
En el menú lateral del panel, entra en Documentos. Haz clic en Nuevo envío.
Paso Datos
Escribe el Título (obligatorio), una Descripción (opcional) y elige el Tipo de envío: Individual o Común. Las familias verán el título en el aviso, así que no pongas nombres ni importes. Haz clic en Crear borrador y continuar.
Paso Ficheros
Si el envío es Individual, arrastra los ficheros o pulsa Seleccionar ficheros. Cada fichero queda como Asignado, Revisar o Sin asignar. Corrige la familia de los que no estén asignados: hasta que todos tengan familia no puedes continuar. Si el envío es Común, sube el fichero y, en Destinatarios, elige Por etiquetas o Por familias. Haz clic en Siguiente.
Paso Revisar y enviar
Revisa la lista de familias, alumnos y ficheros. Haz clic en Enviar y confirma en «¿Enviar a las familias?». A partir de ahí las familias reciben el aviso y el envío ya no se puede editar. Puedes volver con Anterior o Atrás antes de enviar.
Avís
Si una familia no tiene ningún tutor con cuenta, el panel te lo indica en el paso Revisar y enviar. Esa familia no recibirá el aviso ni podrá abrir el documento hasta que un tutor cree su cuenta.
Mientras no lo envías, el envío es un Borrador. Puedes retomarlo más tarde o eliminarlo con Borrar borrador, que borra también los ficheros subidos. Si el centro deja de tener el plan o la sección Documentos se oculta, un borrador no se puede enviar, pero sí borrar.
Seguimiento: quién ha abierto qué
En el listado de Documentos ves cada envío con su estado (Borrador, Enviado o Retirado), su tipo y cuántas familias lo han abierto. Puedes filtrar por Todos, Borradores, Enviados o Retirados.
Al abrir un envío, arriba aparecen tres cifras: Familias, Han abierto y Pendientes. Una familia cuenta como abierta en cuanto cualquiera de sus tutores abre alguno de sus documentos. En la tabla, cada fichero indica si está Vigente o Retirado, y si se ha abierto (quién y cuándo) o está Sin abrir. Con Ver fichero puedes abrirlo tú también.
Recordar a los pendientes
Si hay familias que no han abierto nada, el botón Recordar a los pendientes les envía otro aviso. En la ventana de confirmación pulsa Enviar recordatorio.
- Solo se puede enviar un recordatorio cada 24 horas por envío. El panel muestra la fecha del último y cuándo podrás volver a recordar.
- El botón aparece solo si quedan familias pendientes. Si todas lo han abierto, el panel dice «Todas las familias lo han abierto».
- Los recordatorios dependen del plan: si tu plan actual no los incluye, el panel lo indica y no hay botón.
Retirar un documento
Retirar quita un documento a las familias: dejan de verlo y no pueden abrirlo. No se puede deshacer.
- Retirar (en la fila de un fichero) retira solo ese documento.
- Retirar el envío retira todos los documentos vigentes del envío.
El documento pasa a Retirado y se queda en el historial del envío. Retirar sigue funcionando aunque tu plan haya cambiado.
Qué ve la familia
- Recibe un aviso en el móvil, «Nuevo documento» (o «Nuevos documentos»), con el título del envío en el texto. Al tocarlo se abre directamente la sección Documentos de la app. Este aviso no se guarda en la bandeja de avisos.
- En la sección Documentos, tanto en la app como en el portal, arriba aparecen los documentos por abrir y debajo el resto, ordenados por meses.
- Un documento retirado desaparece de su lista.
Preguntas frecuentes
¿Una familia puede ver los documentos de otra?
No. Cada familia solo ve los documentos de su envío. En un envío común, cada familia elegida ve el mismo fichero.
¿Puedo editar un envío después de enviarlo?
No. Si te has equivocado, retira el documento o el envío y crea uno nuevo.
No veo Documentos en el menú lateral. ¿Qué pasa?
Comprueba que tu centro tiene el plan Brot o superior y que la sección Documentos está añadida y visible en el menú de navegación del portal.
¿Y si una familia tiene varios hijos?
En un envío individual, el panel avisa si una familia tiene más de un fichero. Es correcto cuando son hermanos, pero compruébalo antes de enviar.